Office Keeping In Government Office

સરકારી દફતરની જાળવણી અને વહીવટ અંગે જરૂરી માહિતી.

🠊 Topics :

• દફતર સાચવણીની પોલીસી
• દફતરના પ્રકાર
• દફતરનું વર્ગીકરણ
• ‘ક’ વર્ગ દફતરમાં સમાવિષ્ટ પત્રક
• ‘ખ’ વર્ગ દફતરમાં સમાવિષ્ટ પત્રક
• ‘ખ-૧’ વર્ગ દફતરમાં સમાવિષ્ટ પત્રક
• ‘ગ’ વર્ગ દફતરમાં સમાવિષ્ટ પત્રક
• ‘ઘ’ વર્ગ દફતરમાં સમાવિષ્ટ પત્રક

 🠊 દફતર સાચવણીની પોલીસી

                      સરકારી કચેરીઓમાં વિવિધ કામગીરી દરમિયાન અનેક પ્રકારના પત્રકો, દસ્તાવેજો અને અન્ય સાહિત્ય એકઠું થતું હોય છે. સમય જતા આ સાહિત્ય વધતું જાય છે. આ વધતા જતા સાહિત્યને ભવિષ્યના પુરાવા અને રેકર્ડ અથવા દસ્તાવેજ પેટે જાળવવું ખુબ જ જરૂરી હોય છે. સરકારી કચેરીઓમાં જમા થતું સાહિત્ય ખુબ જ અગત્યનું હોય છે. મારે સરકારે તેની જાળવણી માટે પોલીસી નક્કી કરેલ છે આ પોલીસી “આર્કીવલ પોલીસી” (Archival Policy) તરીકે જાણીતી છે. શિક્ષણ વિભાગની કચેરીઓમાં આ પોલીસી શિક્ષણ વીભાગના ઠરાવ ક્રમાંક :- દફસ/૧૦૭૯-૭૯૦૩૨-(૮૦)૫ તારીખ:- ૧૯/૦૪/૧૯૮૧ થી નિયત કરવામાં આવેલ છે.

               આ પોલીસી મુજબ દફતરની જાળવણી માટે દફતરમાં ઉપલબ્ધ સાહિત્યની અગત્યતા મુજબ વિવિધ વર્ગોમાં વિભાજીત કરવામાં આવેલ છે. આ વિભાજન મુજબ ઓફિસમાં ઉપલબ્ધ જે તે સાહિત્યને તેટલા સમય માટે સાચવવાનું હોય છે. આ માટે દફતરના પ્રકાર નીચે મુજબ છે.

🠊 દફતરના પ્રકાર

               “આર્કીવલ પોલીસી” (Archival Policy) મુજબ દફતરના મુખ્ય 5 (પાચ) પ્રકાર કરવામાં આવેલ છે. જે નીચે મુજબ છે.

ક્રમ	વર્ગ	જાળવવાની મુદત
1	“ક” અથવા “A”	અનિશ્ચિત સમય સુધીનું દફતર (કાયમી દફતર)
2	“ખ” અથવા “B”	35 વર્ષ સુધી જાળવવાનું દફતર.
3	“ખ-૧” અથવા “B-1”	15 વર્ષ સુધી જાળવવાનું દફતર.
4	“ગ” અથવા “C”	5 વર્ષ સુધી જાળવવાનું દફતર.
5	“ઘ” અથવા “D”	1 વર્ષ સુધી જાળવવાનું દફતર.

🠊 દફતરનું વર્ગીકરણ

               ગુજરાત સરકારના સામાન્ય વહીવટ વિભાગના પરિપત્ર ક્રમાંક : દફત-૧૪૩૮-૧૬૨૬૦-વસુતાપ્ર (૫), તારીખ:-૧૯/૦૪/૧૯૮૩ માં દફતરના વર્ગીકરણ માટે જરૂરી સૂચનો આપવામાં આવેલ છે. જે ટુકમાં નીચે મુજબ છે.

• ફાઈલો બંધ થાય ત્યારે જ વર્ગીકરણ કરવાનું અને દફતર ભંડારમાં દફતર મોકલવાનું થાય ત્યારે તેનું વિડીંગ અને કમ્પાઈલિંગ કરી લેવાનું હોય છે.
• દર વર્ષની શરૂઆતના ત્રણ માસમાં એટલે કે માહે એપ્રિલ થી માહે જુન સુધીમાં દફતર સબંધિત નીચેનું કાર્ય પૂરું કરી લેવાનું હોય છે.

1. એક વર્ષ અગાઉના “ઘ” વર્ગના કાગળોનો નાશ કરવો.
2. વર્ષ દરમિયાન બંધ કરેલી ફાઈલોનું વર્ગીકરણ કરી તેનું વિડીંગ તેમજ કમ્પાઈલિંગ કરી તેને યોગ્ય જગ્યાએ મોકલી આપવા.
3. દફતર ખંડમાં રાખવામાં આવેલી બધી ફાઈલો પૈકી કોઈ પણ દફતર નિયત મુદ્દત કરતા વધુ વખત રહેલ નથી તેની ખાતરી કરાવી. જરુરુ જણાય ત્યાં સાહિત્યના વર્ગમાં ફેરફાર કરવો તથા જે સાહિત્ય તેની સાચવણીની મુદ્દત વટાવી ચૂકેલ છે તેવા સાહિત્યનો નાશ કરવો.

🠊 “ક” વર્ગમાં સમાવવાનું થતું સાહિત્ય (કાયમી સાચવવાનું દફતર)

“ક” વર્ગ એટલે કે કાયમી સાચવવાના દફતરમાં નીચેની સાહિત્યનો સમાવેશ થાય છે.

• વિદ્યાર્થીનું જનરલ રજીસ્ટર અથવા વય પત્રક
• ઉમરવારી પત્રક
• આવક રજીસ્ટર
• જાવક રજીસ્ટર
• હુકમોની ફાઈલ
• ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર
• પગાર અને ભથ્થાને લગતા તમામ પત્રકો
• મુલાકાત રજીસ્ટર
• કર્મચારીઓની સેવાપોથી (સર્વિસ બુક)
• ખાનગી અહેવાલોનું રજીસ્ટર.

🠊  “ખ” વર્ગમાં સમાવવાનું થતું સાહિત્ય (૩૫ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર)

“ખ” વર્ગ એટલે કે ૩૫ વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતરમાં નીચેની સાહિત્યનો સમાવેશ થાય છે.

• વાલી ફોર્મ (વિદ્યાર્થીઓને શાળામાં પ્રવેશ અપાતી વખતે વાલી દ્વારા ભરવામાં આવેલ ફોર્મ)
• શાળા છોડ્યાના પ્રમાણપત્ર (L.C.) ફાઈલ. (શાળામાં પ્રવેશ મેળવતી વખતે વિદ્યાર્થી દ્વારા રજુ કરવામાં આવતું અન્ય શાળાનું શાળા છોડ્યાનું પ્રમાણપત્ર)
• શાળાના નાણાકીય હિસાબના દસ્તાવેજો (રોજમેળ તથા અન્ય જરૂરી પત્રકો / શાળા ફંડ હિસાબ / શાળા નિધિ વગેરે.)
• કન્ટીજન્સી હિસાબ
• વિઝીટ બુક / શેરો પોથી
• સિક્કા રજીસ્ટર
• પરિપત્ર ફાઈલ

🠊 “ખ-૧” વર્ગમાં સમાવવાનું થતું સાહિત્ય (૧૫ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર)

“ખ-૧” વર્ગ એટલે કે ૧૫ વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતરમાં નીચેની સાહિત્યનો સમાવેશ થાય છે.

• નિરીક્ષક અધિકારી / તપાસની અધિકારીની સુચના પોથી.
• શાળા છોડ્યાના પ્રમાણપત્ર (આપેલ સર્ટી) નકલ / ફાઈલ.
• ઉંમરના પ્રમાણપત્રો / જન્મતારીખનો દાખલો આપ્યાની ફાઈલ.
• વાર્ષિક પરિણામ પત્રકો.

🠊 “ગ” વર્ગમાં સમાવવાનું થતું સાહિત્ય (૫ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર)

“ગ” વર્ગ એટલે કે ૫ વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતરમાં નીચેની સાહિત્યનો સમાવેશ થાય છે.

• મુખ્ય શિક્ષકની લોગબુક
• સુચનાબુક / સુચના પોથી
• શિક્ષકોનું દૈનિક હાજરી પત્રક
• માસિક પત્રક
• ચાર્જ સોપણી રીપોર્ટ ફાઈલ
• મુવમેન્ટ રજીસ્ટર
• પુસ્તક ઈશ્યુ રજીસ્ટર
• ટપાલ રવાનગી બુક
• ફી ની પાવતી
• ચૂકવાયેલ શિષ્યવૃત્તિની પહોચ
• વાર્ષિક અહેવાલ
• રજા રીપોર્ટ
• વાલી સંપર્ક રજીસ્ટર
• સંસ્થાકીય આયોજન
• વિદ્યાર્થીઓના હાજરી પત્રક
• પત્ર વ્યવહાર ફાઈલ
• શાળા સમિતિની કાર્યવાહી (પ્રોસેડિંગ બુક)

🠊 “ઘ” વર્ગમાં સમાવવાનું થતું સાહિત્ય (૧ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર)

“ઘ” વર્ગ એટલે કે ૧ વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતરમાં નીચેની સાહિત્યનો સમાવેશ થાય છે.

• અભ્યાસક્રમ આયોજન
• પાઠ્યપુસ્તક વિતરણ રજીસ્ટર
• વિદ્યાર્થીઓની ઉત્તરવહીઓ
• માંગણી પત્રક
• વિદ્યાર્થીઓની યોગ્યતા દર્શક પત્રક
• શિક્ષકની દૈનિક નોંધપોથી
• વિદ્યાર્થી પ્રવાસ હિસાબ ફાઈલ
• સામુહિક પ્રવૃતિઓની રોજનીશી
• વિદ્યાર્થીઓને વિતરણ કરેલ સામગ્રીની ફાઈલ
• પ્રવેશપાત્ર બાળકોના સર્વે પત્રક
• અન્ય વિભાગમાં સમાવેશ ન થયો હોય તે તમામ પત્રક.

દરેક સરકારી કર્મચારીને જાણવા જેવી ખુબ જ ઉપયોગી માહિતી. 🠊 શાળા છોડ્યાના પ્રમાણપત્ર વિષે ઉપયોગી માહિતી. 🠊 રજાના નિયમો વિષે અગત્યની માહિતી ભાગ-૧ 🠊 રજાના નિયમો વિષે અગત્યની માહિતી ભાગ-૨ 🠊 રજાના નિયમો વિષે અગત્યની માહિતી ભાગ-૩ 🠊 સેવાપોથી અંગેના તમામ નિયમો અને માહિતી 🠊 સરકારી દફતરની જાળવણી અંગે અગત્યની માહિતી